Vær tydelig om, hvad opgaven faktisk omfatter

En af de hyppigste kilder til frustration ved outsourcing er uklarhed om, hvor opgaven starter og slutter. Skriv det ned, så konkret som muligt, før samarbejdet går i gang. Det sparer begge parter for ubehagelige overraskelser senere, når regningen eller leverancen ikke matcher forventningerne. Beskriv gerne også, hvad der udtrykkeligt ikke er en del af opgaven, så der ikke opstår tvivl undervejs.

Bed om eksempler på tidligere arbejde

Et godt sted at starte er at bede om konkrete eksempler på lignende opgaver, leverandøren har løst før. Det giver et bedre billede af kvaliteten, end en salgssamtale alene kan give, og gør det lettere at vurdere, om samarbejdet passer til jeres behov. Spørg gerne ind til, hvordan tidligere samarbejder er forløbet, og hvad der eventuelt gik anderledes end planlagt.

Aftal, hvordan I kommunikerer undervejs

Uden en klar aftale om kommunikation risikerer projekter at gå i stå, fordi ingen af parterne ved, hvornår de skal følge op. Faste statusmøder, uanset hvor korte, holder projektet på sporet og gør det lettere at opdage problemer tidligt. Aftal også, hvilken kanal der bruges til hvad, så vigtige beskeder ikke drukner mellem mails og andre henvendelser.

Behold overblikket over adgang og data

Når eksterne parter får adgang til virksomhedens systemer, er det vigtigt at holde styr på, hvem der har adgang til hvad. Luk adgangen ned, så snart en opgave er afsluttet, og før en liste, så I altid kan se, hvem der har hvilke rettigheder på et givent tidspunkt. Det er en simpel vane, der kan spare jer for store problemer, hvis et samarbejde en dag skal afsluttes hurtigt.

Test løsningen grundigt, før den går i drift

Et stykke arbejde, der ser færdigt ud, kan sagtens indeholde fejl, der først viser sig, når rigtige brugere tager det i brug. Afsæt tid til grundig testning, gerne med hjælp fra de medarbejdere, der skal bruge løsningen i hverdagen, før den bliver sat i drift for alvor. Notér gerne alle fundne fejl undervejs, så I har et samlet overblik at gå tilbage til leverandøren med.

Aftal, hvem der ejer ansvaret, hvis noget går galt

Det er lettere at håndtere en fejl roligt, hvis begge parter allerede ved, hvordan ansvaret er fordelt. Få gerne skrevet ned, hvad der sker, hvis en leverance er forsinket, eller hvis noget ikke virker som aftalt. En tydelig aftale om dette punkt er ofte det, der afgør, om et vanskeligt forløb ender i et godt eller et dårligt samarbejde. Tag gerne stilling til dette, mens samarbejdet stadig er nyt og relationen er god, så det ikke skal forhandles på plads midt i en presset situation.

Sæt en realistisk tidsplan fra starten

Alt for optimistiske tidsplaner skaber sjældent andet end skuffelse for begge parter. Spørg konkret ind til, hvad der kan forsinke leverancen, og læg gerne lidt luft ind i planen fra starten. Det giver plads til, at små forsinkelser undervejs ikke automatisk vælter hele projektets tidsplan.

Sørg for, at kunderne ikke mærker overgangen

Uanset hvor godt et outsourcet projekt bliver løst teknisk, er det vigtigt, at kundeoplevelsen ikke lider undervejs. Hold chatten på hjemmesiden bemandet, så kunder kan få hjælp, selv hvis der opstår midlertidige problemer under omlægningen.

Lær af hvert samarbejde

Efter hver opgave er det værd at samle op på, hvad der fungerede godt, og hvad der kunne have været gjort bedre.